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Zwei SAP-Kernmodule im Wandel: Material Management und Sales & Distribution

Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten

Es ist ein Herzstück der Prozess-Landschaft: Das SAP Modul MM (Materialmanagement). Es bildet die grundlegenden Prozesse in der Materialwirtschaft ab und fungiert als Basis aller weiteren Logistikmodule in SAP. Jedes Unternehmen, dass ein ERP-System wie S/4HANA verwendet, wird auch die Prozesse im Bereich Material Management (MM) nutzen. „Doch: Wir reden inzwischen gar nicht mehr von Modulen, Transaktionen oder Berechtigungen, vielmehr geht es heute um Streams, um Businessrollen und um Apps. Welche Rolle spielt man im Unternehmen? Was hat man für Aufgaben?“, wendet Marco Binz ein. Er ist Senior Manager bei cbs und Experte für das Thema Beschaffung.

Verbunden mit dieser Rolle, in diesem Fall der des Einkäufers, der Rohstoffe beschaffen muss, spricht man von „Source to pay“, untergliedert in die Prozessteile „Plan to strategy“, „Source to contract“, „Procure to receipt“ und „Invoice to pay“ – oder, anders ausgedrückt: vom Quellenfinden bis hin zum Bezahlen. Diese Bereiche waren früher nur teilweise von SAP im ERP mit Purchasing, Inventory Management und Invoicing abgedeckt und werden mit S/4HANA nun ganz neu betrachtet. Das Thema MM ist übrigens auch eng verknüpft mit dem Bereich Sales & Distribution (SD). Beide Kernmodule befinden sich stark im Wandel, vom klassischen MM zum „Source to Pay“, vom SD zum „Order to Cash“. Schließlich geht es heute darum, in deutlich größeren Kontexten zu denken als noch vor zehn Jahren. „Unsere Aufgabe ist es, durchgängige, digitale End-to-End-Prozesse zu etablieren, und das sogar über Unternehmensgrenzen hinaus“, unterstreicht Binz.

 

Der strategische Einkäufer managt das Sourcing

Im künftigen „Intelligent Enterprise“ bietet MM Best Practice-Prozesse für die Beschaffung, um Bedarfe optimal bezüglich Preis, Qualität und Termin zu bedienen. Diese drei Eckpfeiler werden heute ergänzt um das Thema Nachhaltigkeit. Dabei geht es um eine möglichst energiesparende und umweltschonende Beschaffung. Die dazu vorgegebenen Regeln aus den Unternehmenszielen werden in Prozesse umgesetzt. Diese Prozesse werden vom strategischen Einkäufer und vom operativen Einkäufer innerhalb ihrer Rollen gelebt und realisiert. Der operative Einkäufer muss neben den aktuellen Bedarfen auch die Materialbestände im Blick haben. Er muss diese mit Blick auf die künftigen Bedarfe optimieren, um damit das Unternehmen auf die prognostizierte Marktnachfrage einzustellen. Der strategische Einkäufer sucht dazu passend die Bezugsquellen am Markt (Sourcing).

Ariba als digitaler Marktplatz der Zukunft

In diesem Kontext kommt noch etwas Neues hinzu: das Thema Ariba, die neue Einkaufsplattform von SAP, eine Cloud Lösung, die immer mehr Kunden weltweit nutzen. Auf Ariba können sich Unternehmen direkt untereinander vernetzen und Geschäfte effizienter abwickeln. Dabei können sie den gesamten Einkaufsprozess verwalten, Lieferanten finden, Einsparpotenziale nutzen, Bieterverfahren ausschreiben und eine stabile Lieferkette aufbauen. „Wir beraten unsere Kunden in Richtung Ariba, wir haben eine eigene Testplattform installiert und wir bauen gemeinsam mit unseren PI-Experten individuelle Schnittstellen ins SAP-System“, berichtet Binz. Ariba soll der digitale Marktplatz der Zukunft werden. Collaborative Commerce, so lautet das Buzzword. Schon heute werden dort Umsätze von knapp zwei Milliarden Euro täglich erzielt.

Eine weitere Neuheit ist der Central Procurement Hub (CPH). Dies ist ein Add-on, das cbs bereits intensiv getestet und mit Kundenanforderungen abgeglichen hat. Marco Binz: „Auch hier sind wir im engen Austausch mit der SAP. Das ein gutes, robustes und sehr spannendes Produkt. In diesem Bereich werden wir uns ebenfalls weiterentwickeln und neue Erfahrungen sammeln.“ Mit dem CPH laufen Einkaufsprozesse zentral über ein System. Der Hub ist mit Ariba verbunden und kommuniziert mit den verschiedenen Systemen darunter, etwa S/4HANA und SAP ECC. Denn oft existieren in Konzernen mehrere heterogene ERP-Systeme.

 

Auftragsverwaltung, Versand, Faktura

Im Bereich Sales and Distribution (SD) ist es ähnlich wie im MM: der anstehende Wechsel auf S/4 bewegt die Kunden. Da gibt es etliche Änderungen in Bezug auf Business Partner, Datenstruktur etc. Aufgabe der Berater ist es, die Neuerungen transparent zu machen und so zu erklären, dass der Kunde eine Vorstellung vom technischen und personellen Aufwand der Transformation bekommt. Die Prozesse laufen weitestgehend weiter wie bisher. „Für viele Industrieunternehmen sind standardisierte Abläufe sehr wichtig. SAP-Unternehmenstemplates sind die Basis einer nachhaltigen Globalisierung und das probate Mittel, um Standards im gesamten Unternehmensverbund zu etablieren, und das gilt auch im Vertrieb“, weiß Franziska Hempel. Sie ist seit zwölf Jahren im SAP-Umfeld als Beraterin tätig, leitet das Competence Center Sales Management und kennt sich im Bereich SD bestens aus. Das Modul SD gehört mit zu den Kernmodulen im SAP-System. SD beinhaltet vornehmlich Aktivitäten des logistischen Prozesses, die auf den Kunden ausgerichtet sind. Dazu gehören unter anderem Auftragsverwaltung, Versand und Transport, Fakturierung, Kreditmanagement und der Bereich Außenhandel/Zoll.

Gerade im SD müssen Prozesse häufig auf bestimmte Kunden individuell zugeschnitten, also „customized“ werden! Das macht es besonders aufwendig. „Ich habe in all den Jahren noch keinen Industriekunden erlebt, der einen Sales-Prozess exakt so gestaltet wie ein anderer“, erzählt Hempel offen.

Für viele Kunden sind einheitliche Abläufe sehr wichtig. SAP-Unternehmenstemplates sind das probate Mittel, um Standards im gesamten Konzern zu etablieren, und das gilt auch im Vertrieb.
Franziska Hempel
Manager

Die Schnittstellen in alle anderen Module sind wichtig. „Natürlich, die Module greifen ja wie Zahnräder ineinander“, so Hempel. Bereits während der Auftragsanlage prüft das System die Verfügbarkeit des erfassten Materials. Anhand des Wunschlieferdatums des Kunden wird geprüft, ob dieser Termin realisierbar ist oder nicht. Sales muss ständig mit der Produktionsplanung und dem Einkauf Kontakt halten und Daten in Echtzeit austauschen. Haben wir noch genug Bestand von einem Material? Wie schnell können wir es produzieren? Wo gibt es Lieferengpässe? Wie können wir den Beschaffungsprozess beschleunigen, damit wir nächste Woche den Auftrag ausliefern können?

Sprechen Berater eigentlich mehr mit dem Business oder direkt mit der Unternehmens-IT? Das ist in jedem Projekt anders. Manchmal hat die IT die Anforderungen schon aufgenommen, etwa, wenn im Pricing etwas verändert werden soll.

 

Business-User sind idealer Sparringspartner

„Doch gerade mit Blick auf S/4, vor allem bei einer Prozessmodellierung, ist es ganz sinnvoll, direkt mit den Endanwendern zu sprechen“, berichtet Franziska Hempel. „So möchte ich unabhängig vom System herausfinden, welche Tätigkeiten sie tagtäglich durchführen, wie die Arbeitsabläufe aussehen, um dann dafür den optimalen Prozess im System abzubilden. Das Business will in erster Linie, dass die Prozesse sauber funktionieren. Geänderte Abläufe müssen gut begründet werden und einen Mehrwert bringen. Die IT hat da meist eine andere Brille auf – sie schaut eher auf standardisierte Prozesse, um den Aufwand im Produktivbetrieb gering zu halten.“

Marco Binz sieht es ähnlich, er redet gerne mit dem Business. „Einkäufer sind meist ein sehr herausfordernder Sparringspartner. Man lernt dabei sehr viel. Und: Die haben immer ihre Kosten im Hinterkopf. Aber das ist auch völlig legitim“, konstatiert der Berater. „Unsere Maxime lautet: Nicht unnötig Projekttage anhäufen, sondern die beste Lösung für das jeweilige Unternehmen finden – und zwar auf direkten Weg“, erklärt der SAP-Spezialist. „Wir agieren im Sinne des Kunden und machen die Projektziele des Kunden zu unseren Zielen.“

Ihr Kontakt

Franziska Hempel
Manager
Marco Binz
Senior Manager
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