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HR goes digital: Zukunftsfähigkeit statt Routine

Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

Die Digitalisierung setzt neue Standards in punkto Effizienz und Denken. Diese kann HR heute für sich nutzen. Denn wenn wir Routinetätigkeiten digitalisieren, entsteht kreativer Freiraum für unsere eigentlichen Zukunftsaufgaben.

 

Müsste ich mich heute noch einmal für eine berufliche Karriere entscheiden, dann zählte der Personalbereich wieder zu meinen Favoriten. Denn hier wird über die Zukunftsfähigkeit der heutigen Unternehmen mitentschieden.

Das hat mit dem Wandel der Arbeitswelt zu tun, den wir gemeinhin als „Digitale Transformation“ bezeichnen. In deren Zuge werden schon heute andere Qualifikationen benötigt als früher. Unsere Mitarbeiter sind kreativer, kommunikativer und teamorientierter als vor einem Jahrzehnt. Wir integrieren Maschinen und künstliche Intelligenz in unsere Arbeitsprozesse, und wir gestalten Unternehmensprozesse über Ländergrenzen hinweg. Wir Personaler haben dabei zwei wichtige Aufgaben: Wir müssen die im Schnitt älter werdende Belegschaft auf die Veränderungen vorbereiten und wir müssen unsere Arbeitsplätze für junge „High Potentials“ attraktiv machen. Denn die wollen – im Gegensatz zu früher – mit einem für sie attraktiven Arbeitsumfeld umworben werden.

 

Excel-Listen und ausgedruckte E-Mails

Für all diese Zukunftsaufgaben benötigen Personaler den nötigen Freiraum. Genau den könnte uns die Digitalisierung verschaffen, denn die tägliche Routine erstickt viele kreative Ansätze im Keim. Doch im Personalbereich – und das meine ich ohne Wertung – ist die Digitalisierung noch nicht wirklich angekommen. Natürlich hat jeder Personalverantwortliche heute seine eigenes Notebook. Doch statt administrative Routinetätigkeiten durchgehend digital zu gestalten, hat ein Medium das andere ersetzt. Statt Papierformulare auszufüllen, verschicken Mitarbeiter ihre Abwesenheitsmitteilung jetzt per E-Mail. Die Kollegen in den Niederlassungen verschicken HR-Daten in Excel-Listen. Damit entsteht mehr Aufwand statt weniger. Denn jetzt türmen sich Akten nicht mehr nur auf dem Schreibtisch, zu allem Überfluss quillt nun auch das E-Mail-Postfach über. Der Personalbeauftragte druckt sie meist immer noch aus und gibt die Daten händisch ins System ein.

Das wahre Potenzial von „HR goes digital“ liegt in seiner radikalen Vereinfachung. Ausgestattet mit den richtigen Werkzeugen hat HR heute die Chance, sich als strategischer Partner im Unternehmen zu positionieren.
Richard Hoffmann

Dabei wäre es ein Leichtes, administrative Routinetätigkeiten im Personalbereich durchgängig zu automatisieren und damit standort- und länderübergreifend auch zu harmonisieren: Abwesenheitsanträge, Mitarbeiterinformationen, Ein-/Austritte oder Versetzungen, das Antragswesen und der Vertretungsprozess. Für all diese Standardprozesse gibt es schon heute smarte digitale Lösungen und nutzerfreundliche Apps. Das Kuriose: Privat nutzen wir unterschiedlichste Apps inzwischen völlig selbstverständlich. Über Amazon gehen wir Sonntagvormittag mobil shoppen und kaufen Handyhüllen oder Regenjacken. Die Banking-App lässt uns jederzeit unseren Kontostand abrufen, morgens im ICE und abends auf dem Sofa. Und wer nachts um halb elf von Halsschmerzen geplagt wird, der vereinbart im Handumdrehen per Doctolip einen Hausarzttermin für den nächsten Morgen. Einfacher geht’s nicht.

Nach demselben Prinzip können Sie und Ihr Team Ihre administrativen Routineaufgaben im Personalbereich lösen. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat abends für den folgenden Tag Urlaub beantragt und informiert anschließend über die entsprechende Unternehmens-App seinen Chef über die morgige Abwesenheit. Automatische Infos sind an HR und die betroffenen Kollegen gegangen, die Vertreterregelung ist aktiviert, ebenso der E-Mail-Abwesenheitsassistent des Kollegen. Diese einfachen Routine-Apps sind ungemein nutzerfreundlich. Niemand fasst mehr etwas von Hand an, aber alle sind informiert. Und Ihre Fach- und Führungskräfte müssen sich nicht mehr mit dem täglichen Kleinkram beschäftigen, sondern können sich anspruchsvolleren Tätigkeiten widmen. Das Beispiel mag trivial erscheinen, lässt sich aber auf andere Routineprozesse übertragen.

 

Radikale Vereinfachung: Keep it simple!

Vergleichbare Apps wie die für den Prozess „Abwesenheit“ gibt es für viele Routinetätigkeiten und manuellen Prozesse im Personalbereich, ganz gleich ob On- oder Offboarding, Zielvereinbarung und kontinuierliche Beurteilung, Vergüten oder Belohnen. Der komplette „Employee Life Cycle“ kann über digitale Plattformen abgebildet und mit kleinen, smarten Apps unterfüttert werden. Das Ganze funktioniert mit wenigen Klicks. Diese Lösungen laufen auf den persönlichen digitalen Geräten der Mitarbeiter, die sie ohnehin immer dabeihaben.

Fazit: Das wahre Potenzial von „HR goes digital“ liegt in seiner radikalen Vereinfachung: „Reduce to the Max“ oder „Alles ist mit fast allem verbunden“. Ausgestattet mit den richtigen Werkzeugen hat HR heute die Chance, sich als strategischer Partner im Unternehmen zu positionieren.

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